Munkafolyamatok szerkesztése, munkalisták kezelése, terhelésfigyelés, automatikus feladat kiosztás, e-mail értesítések, eszkaláció menedzsment…

TriWorkflow - Vállalati munkafolyamat támogatás

Munkafolyamat támogató rendszer megoldásunk olyan nagy- és közepes méretű vállalatoknak készült, ahol a termelő vagy egyéb tevékenységek jól meghatározható folyamatokra épülnek, és ezen folyamatok pontos, határidőre történő dokumentált elvégzése a vállalat működése szempontjából kritikus fontossággal bír.

Rendszerünk egyaránt támogatja a szigorú és a megengedő, követő workflow folyamatok definiálását, végrehajtását és monitoringját.

Folyamattervezés és -kezelés

A vállalati folyamatok leképezése egy többszintű (főfolyamat, folyamat, rész- vagy alfolyamat, feladat, részfeladat) folyamatstruktúra mentén történik.

A rendszer a folyamatdefiníció során egyaránt támogatja

• a soros végrehajtást,

• a párhuzamos végrehajtást,

• és vegyes végrehajtást;

• az elágazási és gyűjtőpontokat,

• a beágyazott folyamatokat, valamint

• a visszacsatolási körök kialakítását.

A folyamatdefiníció lezárást követően a valós indítás előtt módunk van a folyamat tesztelésére. A folyamatdefiníciók megfelelő jogosultság birtokában módosíthatók. (Ezeket a módosításokat a rendszer automatikusan naplózza.) A folyamatok verzionálása biztosítja, hogy mindig a legutoljára mentett folyamatdefinícióval történjen a folyamatindítás.

A folyamatok indítása történhet a megfelelő indítási paraméterek teljesülése esetén automatikusan, vagy (tipikusan) ad-hoc folyamatok indításánál akár manuálisan is.

Felelősök kezelése

A definiált folyamatok minden szintjéhez egyedileg felelősöket kell rendelnünk. Felelős lehet egy konkrét felhasználó, de lehet akár egy több felhasználót magába foglaló felhasználói csoport is. A felelős a workflow indítását követően munkalistájában illetve e-mail értesítés formájában értesül arról, hogy feladata érkezett.

Határidőkezelés

A TriWorkflow rendszer által támogatott határidőkezelés a folyamatszintű és a feladatszintű határidők definiálását egyaránt támogatja.

Eszkaláció menedzsment

Egy-egy workflow definíciójával párhuzamosan szükség van a határidőcsúszások okozta eszkalációs mechanizmusok kialakítására is. Ezek a mechanizmusok lehetnek automatizáltak, a szervezeti hierarchiára épülőek vagy egyedileg paraméterezettek. Eszkalációt követően a folyamat folytatása csak az előre definiált adatok megadását követően lehetséges.

Feladatkiosztás - erőforrás optimalizálás, prioritás kezelés

Feladatot kioszthatunk egyetlen felhasználó vagy egy akár felhasználói csoport számára. Csoportos feladatkiosztás esetén a feladat automatikusan a legkevésbé terhelt munkatárs felelősségi körébe kerül. Speciális szakmai kompetenciát igénylő feladatoknál a felelős személy kiválasztását előzetes kompetencia vizsgálat támogatja. A munkafolyamatok hatékonyságának optimalizálása érdekében a feladatokhoz prioritási szinteket rendelhetünk.

Feladatértesítések

Minden felhasználó egyedileg, saját beállításainak megfelelően azonnali, vagy késleltetett értesítéseket kaphat e-mailben a számára kiadott feladatokról. (A rendszer által küldött értesítők egyaránt alkalmasak levelező kliensben, okostelefonon vagy táblagépen való megjelenítésre!)

• Értesítés küldése új feladat érkezéséről

• Figyelmeztetés küldése a feladat határidejének közeledtéről

• Értesítés küldése lejárt határidőről (felelősnek és felettesének egyaránt)

Helyettesítések kezelése

Távollétünk esetén a rendszerbe épített helyettesítés kezelés révén egyedileg és/vagy  központilag megadhatjuk, mely munkatársunk helyettesítsen minket. A helyettesítő kolléga automatikusan örökli a helyettesített minden jogosultságát és feladatát. A helyettesítés időtartama alatt elvégzett (a helyettesítetthez tartozó) feladatok adatai között egyértelműen feltüntetésre kerül, hogy a helyettes végezte el a feladatot.